株式会社プロトリーフ
管理部部長 佐藤圭太様
プロトリーフのビジネスについて
プロトリーフは園芸資材の製造・卸・小売、および造園事業を行っています。
主事業は全国のホームセンター、園芸店、ドラッグストア様への園芸資材卸売となり、トップクラスの市場シェアを持っています。
また、プロトリーフチャンネルというYouTubeアカウントはチャンネル登録者数11.7万人（2022年10月現在）を超えました。
様々な植物の栽培情報を発信し、ユーザーの皆様の植物とのかかわりを支援できるような開発に取り組み、緑あふれる地球環境を目指し、日々、努力を続けています。
私たちは、この事業全体を通し、自身のことを環境創造企業と定義し、成長を目指しています。
オリンピック開催にむけて、テレワーク環境を。
2020年東京オリンピックを前に、当社はテレワーク環境の構築の必要に迫られました。
オリンピック開催にむけて、東京都内における様々な交通規制、特に当社所在の港区においてはとりわけ影響が大きいという懸念から、社員の通勤が困難になる可能性を心配したのです。
いろいろ議論を重ねる中、世間は新型コロナウィルスの感染拡大で世界的な恐怖の渦に巻き込まれ、東京オリンピック開催に向けた準備どころではないショック状態に陥り、まさに出勤困難な状況があっという間に広がっていきました。
なんというタイミングか、事前のテレワーク環境検討が奏功し、コロナ感染防止の為の出勤調整～テレワーク導入に素早く移行することができました。
そのテレワーク環境のネックになったのが社内データの共有です。
これまで、事業所毎にローカルサーバーを設置し、事業所内でのデータ共有を基盤として業務進行していました。もちろん、販売管理システムなど、様々なクラウドサービスの利用はありますが、システム外の業務はすべてローカルでのデータ共有を基盤としており、このことがテレワーク環境下での業務の大きな足枷となっていたのです。
また、このことは事業所間の業務連携を阻む障壁としても、ずっと存在していた課題でもありました。一部業務ではVPNやドロップボックスのようなサービスで作業環境を構築している部分もありましたが、全社的な対応はほとんどできていませんでした。
Google Workspaceの導入により、これらの問題が一挙に解決に向かいました。
目の前に迫ったコロナ対策だけに留まらず、長年の課題であった事業所間のデータ共有まで進み、Google Workspaceの様々なデータ連携により全社的な業務環境は大きく改善しました。
この大きな変化は今回のような強制的な要請でないとなかなか進まないものかも知れません。 が、強制的なテレワーク実施、やるしかないというプレッシャーにより奇跡的に猛スピードで体制構築できたものと振り返っています。
当時は様々なトラブルもあり、制度整備も現実を追いかけながら対応するなど大変な思いが多くありましたが、現在の業務環境は、そんな苦労も吹き飛ぶくらいの有難い状況であり、Google Workspaceの導入の成果の大きさを実感します。
Google Workspaceの導入による７つの成果
成果１：感染症対策
上記の通り、コロナ感染対策にいち早く対応することができました！
社員とご家族の安全を最優先にとの号令のもと、最速で体制構築できたことは、とても誇らしい成果となりました。
成果２：業務効率改善
業務環境の変化にともない、以前より課題であった事業所間のデータ共有がスムーズになり、事業所間の業務連携が大きく改善、全社的にも業務改善につながりました。
成果3：勤務負荷の軽減
台風や大雪といった交通機関に影響を及ぼす事象に対し、柔軟な勤務シフトの切り替えが可能になり、業務効率的にも社員個々の精神的なプレッシャーも改善されました。
成果４：BCP
地震や台風などの災害に対し、作業場所に縛られない分散環境での業務進行が可能な現体制はBCPの策定に大きな武器となっています。
成果５：社員個々の家庭環境に優しい体制
小さなお子様がいらっしゃる家庭、高齢の親族や、要介護者がいらっしゃるご家庭。
遠距離の為、通勤負荷の高い社員など様々な環境において、勤務環境の柔軟性は、これまでにない可能性があり、実際に大きな成果をあげています。
成果６：
いまや、基本的なコミュニケーションはGmail、チャット、カレンダー、Meetでの会議。
少し前では考えられなかった、密接で効率の良いものになりました。
具体的には以下のような活用が盛んです。
➡Chatで、テレワーク下でもタイムリーなコミュニケーションが可能に
Google Workspaceの中でも、Chatは積極的に社内で活用しています。
「一声かける」というイメージなので、テレワークでも細かいコミュニケーション（業務の完了報告や急ぎの連絡など）を取ることが可能になりました。
またChatの中でファイルのアップロードができ情報共有もスムーズ、Meetの招集もワンクリックで可能なので、コミュニケーションベースとしてとても強力です。
➡カレンダーとMeetの連動で効率的なオンライン会議設定
2020年以降、コロナ感染対策とテレワーク導入で、オンライン会議がすっかり定着しました。
カレンダーで予定を作成すると自動的にMeetのURLが発行されるため、カレンダーの予定をクリックすれば、すぐにMeetでのテレ会議に参加できます。外部とのオンライン会議では、先方のニーズに合わせ他社サービスと使い分けながら利用していますが、比較してMeetの会議が一番使いやすいと感じています。
成果７：
セキュリティ強化は現業務環境下においては最重要課題です。
株式会社ラット様より強力なサポートをいただき、いろんなリスクに対し備える体制をとっています。直近では、なりすましメールの被害があったことをきっかけにDMARCによる対策を速やかに実施。他にも、社内リテラシー向上の為の定期テスト開催などなど。ラット様との定期的な情報共有の場を設け、そこを起点に社内へ情報発信。全社員の意識改革を目指しています。